Els GMAO són programaris de gestió assistits per ordinador. Aquest han de poder gestionar el manteniment de manera eficient i global sense convertir-se en una càrrega administrativa innecessària.
Exiteixen molts nivells de control de la gestió dins dels diferents GMAO, des del que busquen poder abraçar la totalitat de les casuístiques, fins els que són simples programaris de control d’incidències que no tan sols poden gestionar el manteniment preventiu o programat.
Per aquest motiu, a l’hora d’adquirir un GMAO és important assegurar que aquest pugui complir no només les necessitat actuals, si no també les futures sense que la seva complexitat es converteixi en un impediment pel seu ús.
En relació amb aquest últim punt, cal especificar que és de gran rellevància que el GMAO permeti la càrrega fàcil de dades inicials així com les posteriors modificacions que s’hi puguin fer a nivell d’usuari, sense haver de dependre de l’empresa subministradora durant tota la seva vida útil. Una altra característica indispensable és que el programa disposi d’una interfície agradable, intuïtiva i personalitzable per a cada usuari, ja que aquests poden tenir perfils molt diversos.
Un altre punt de vista important a l’hora de posar en servei un GMAO durant l’explotació d’unes instal·lacions és qui ha de ser-ne el propietari. Dins d’una explotació d’infraestructures conviuen principalment dues grans entitats, la propietat o gestora de l’edifici i la mantenidora que és la proporcionarà el servei de manteniment. Aquesta convivència provoca que els GMAO hagin de poder donar servei a ambdues figures de manera simultània i alhora crea el dilema de qui n’ha de ser l’amo.
GMAO: Servei a la propietat
La finalitat bàsica que una propietat disposi d’un GMAO propi és que li permeti tenir tota la informació relativa a les seves instal·lacions i equipament (inventari, protocols d’actuació, contractes, etc.) sense la necessitat dependre de tercers.
La seguretat de disposar tota la informació relativa al manteniment en format digital estalvia amuntegar papers (amb tots els inconvenients que això comporta) i poder superar satisfactòriament les possibles auditories de qualitat, ja que tota la informació queda registrada, és fàcilment accessible i s’evita la pèrdua de documentació.
Un altre avantatge bàsic d’una eina de gestió pròpia és el control exhaustiu de tots els treballs de manteniment contractats, amb la seguretat que les dades no estan distorsionades i estan actualitzats.
En el cas del manteniment preventiu, serà la propietat la que establirà o supervisarà l’abast dels protocols de manteniment contractats al GMAO. Mitjançant el tancament de les ordres de treball corresponents, tasca realitzada preferiblement per la mantenidora, es controlarà el compliment del servei acordat.
En el cas dels treballs de correctiu, serà possible el registre de totes les incidències detectades i notificades per la propietat, i el posterior control dels temps de resposta /resolució i els recursos assignats per a la realització dels treballs.
El fet de disposar de la informació relativa als treballs de preventiu i correctiu a temps real, possibilitat a la propietat incorporar en els seus contractes un sistema d’indicadors de nivell del servei, bonus/malus, que controlats a través del GMAO, condicionin la retribució econòmica al nivell de qualitat del servei tècnic.
Pels motius exposats, és aconsellable que les propietat que disposin de patrimoni rellevant o crític a gestionar, disposin d¡un GMAO propi que els permeti fer un control exhaustiu de l’estat de manteniment i conservació del mateix.
GMAO: Servei a la matenidora
La gran majoria de les mantenidores tenen un GMAO corporatiu com eina de gestió bàsica per la seva activitat. Els permet gestionar els seus recursos i optimitzar les càrregues de treball segons els contractes de manteniment que tinguin vigents.
Per a una mantenidora, els punts a controlar i les utilitats a explotar d’un GMAO són molt més extenses que en el cas d’una propietat. A més de la informació d’interès en el cas de les propietats (definició del projecte i estat de situació del contracte), la mantenidora té un interès addicional en la gestió del dia a dia.
Dins d’aquesta gestió diària és on es troba el gran volum de la seva feina, on es troben involucrats principalment els operaris de manteniment que realitzen els treball si el personal d’administració que s’encarrega de gestionar la documentació que es genera al voltant de cadascun dels treballs.
Fins fa poc, la gestió de tots els comunicats de treball es feia en paper per part dels operaris, i posteriorment, era el departament administratiu el que s’encarregava d’incorporar-los al programari. Tot i que encara hi ha mantenidores que segueixen funcionant així, la gran majoria ja començat a utilitzar eines de mobilitat vinculades al seu GMAO.
Aquestes eines permeten que l’operari introdueixi directament tota la informació des del seu dispositiu mòbil (smartphone o tablet) alliberant així de treball posterior al departament d’administració.
Una altra gran avantatge d’aquests sistemes és que l’operari disposi d’un recopilatori de tota la informació de l’actiu sobre el qual recau la incidència o correctiu. Això permet que aquest tingui a l’abast de la seva mà totes les dades tècniques necessàries com l’històric d’averies, les característiques tècniques, etc. Evitant desplaçaments o trucades innecessàries per obtenir aquesta informació i accelerant el temps de resolució de l’ordre de treball.
Una altra característica que presenten alguns GMAO de gran interès per les mantenidores és la possibilitat de geoposicionar els actius dels diferents clients, els treballs pendent i els diferents operaris. Des de la central, es poden gestionar els recursos personals disponibles coneixent la seva ubicació i assignant-los aquelles feines que tinguin més properes, optimitzar les rutes o portar a terme el control presencial en els diferents centres o rondes de manteniment.
Per totes aquestes funcionalitats, la mantenidora voldrà recollir dins del seu GAMO totes les dades relatives al manteniment dels seus clients encara que aquests disposin d’un GMAO propi. La duplicitat o gestió paral•lela de dos programaris (el de propietat i el de la mantenidora) suposa a la mantenidora feina addicional i saber que la seves feines estaran fiscalitzades, provoca que aquestes sovint vulguin substituir el GAMO de la propietat pel propi.
En aquest cas, serà decisió exclusiva de la propietat decidir si la infraestructura requereix tenir l’eina en propietat (servidor, servei informàtic, personal gestor, etc.) o si es prefereix externalitzar-la amb les avantatges i inconvenients que això comporta, valorant si el GAMO proposat per la mantenidora permet assolir tots els objectius esperats del programari propi.
GMAO o programari de Facilities Managment?
En el mercat existeixen molts formats diversos a l’hora de contractar el servei de manteniment, des de la contractació segregada del manteniment de les instal·lacions o inclús d’equips individuals, fins la contractació global dels serveis per la gestió de les instal•lacions on el manteniment integral n’és només un més.
Aques últim format, cada vegada més extés, conjuntament amb la filosofia de tenir eines informàtiques més globals que serveixin per a la gestió múltiple i no específica fa que diferents GMAO estiguin derivant a programaris de facilities management.
Són eines que s’adapten a la perfecció tant a propietat que vulguin centralitzar la gestió de tots els seus serveis com a empreses subministradores de diversos serveis alhora.
L’avantatge que siguin GMAO els que estan evolucionant cap a aquesta tipologia de programaris respecte als ja existents, és la seva versant tècnica, dotant l’eina d’una gran potència de control i gestió , però sobretot a l’hora de poder obtenir indicadors de nivell de servei (SLAs i KPIs) entre altres dades importants per a la redacció de resums executius.
Perspectives de futur
Actualment, tots els programaris estan en contínua evolució incorporant noves característiques, i els GMAO no en són cap excepció. A part de la corrent cada vegada més extensa que aquests incorporin eines de gestió global dels serveis, els GMAO estan en procés d’actualització per a la utilització de totes les funcionalitats tecnològiques i informàtiques disponibles.
És en aquest punt, un cop desenvolupades i incorporades les característiques tècniques més rellevants detectades amb la nostra experiència en el sector, en el què es troba TEST JG en el desenvolupament de MantTest.net. Addicionalment a petites actualitzacions de programari enfocades a la millora contínua, perseguim la integració de MantTest.net amb tecnologies BIM.
El BIM, Building Information Modeling, és més que una eina de modelització 3D, ja que la informació continguda sobre la edificació va molt més enllà de la geometria dels edificis. Aquesta nova tecnologia s’està implementat en tot el cicle de vida dels edificis, començant pel seu disseny i actualitzant-lo durant la construcció amb l’objectiu que existeixi un model fidedigne durant la explotació de l’edifici.
És dins d’aquesta tercera fase on neix la línia de desenvolupament de ManTeest.net, que permetrà la seva integració amb el model BIM, específicament REVIR, i disposar dins de la recreació 3D de l’edifici de tots els elements gestionables pel servei de manteniment.
Albert Garcia Garcia
Tècnic de l’àrea d’Enginyeria de Manteniment de TEST JG