El mantenimiento técnico de los edificios genera una gran cantidad de documentación: informes de inspecciones, certificados normativos, actas de revisión, entre otros. Esta documentación no solo es necesaria para garantizar el cumplimiento legal, sino que también debe estar disponible para auditorías o consultas internas. Por eso, contar con una herramienta que facilite su gestión de forma estructurada y lógica es clave.
En MantTEST Web hemos dado un paso más en esta dirección, vinculando directamente las operaciones de mantenimiento con nuestro nuevo Gestor Documental, una sección recientemente implementada en la plataforma web que mejora notablemente las funcionalidades disponibles en la versión escritorio.
Documentos que se ordenan solos
En MantTEST, cada gama de mantenimiento preventivo agrupa un conjunto de tareas periódicas que deben realizarse sobre los activos del edificio, como inspecciones visuales, revisiones normativas o sustituciones de componentes. Estas gamas están definidas por frecuencia, normativa aplicable y tipo de intervención, y permiten planificar y estandarizar el mantenimiento de forma eficiente.
MantTEST cuenta con una base de datos de mantenimiento preventivo que especifica qué revisiones deben realizarse, con qué periodicidad y bajo qué normativa. Esta estructura, uno de nuestros pilares más distintivos, ahora se complementa con el Gestor Documental, que permite vincular directamente la documentación generada con las gamas de mantenimiento preventivo definidas en la plataforma.
Esta funcionalidad permite que toda la documentación aportada por empresas mantenedoras, relacionada con revisiones periódicas, quede archivada directamente en el Gestor Documental, dentro de una estructura de carpetas lógicas según instalación y año. Sin necesidad de intervención manual, cada archivo se guarda en su sitio.
Entre las operaciones vinculadas destacan:
- Inspecciones ECA
- Mantenimientos normativos, como la revisión del Cuadro General de Baja Tensión (CGBT) o la desinfección anual contra legionela
- Revisiones realizadas por empresas externas, como las de pararrayos o grupos electrógenos
Esta automatización no solo ahorra tiempo, sino que reduce errores y asegura que la documentación esté siempre disponible cuando se necesite.
Una capa extra de estructura: zonas y años
Una de las nuevas funcionalidades del Gestor Documental en MantTEST Web permite organizar los archivos en carpetas virtuales, estructuradas por zonas y/o años. Esta capa adicional de organización permite adaptar la estructura documental a la forma en que los usuarios realmente consultan la información.
Gracias a esta funcionalidad, la navegación de las carpetas se estructura de forma más lógica, facilitando la localización de archivos sin necesidad de recorrer rutas complejas. Ya sea para revisar los documentos de una zona concreta o consultar los informes de un año específico, el acceso es más ágil y los documentos son más fáciles de encontrar.
Actívalo en tu proyecto
Esta funcionalidad está disponible para todos los clientes que tengan activado el servicio de actualización de base de datos. Si aún no lo tienes activo, puedes contratarlo fácilmente para empezar a aprovechar esta integración automática. Si quieres saber más o tienes cualquier consulta sobre el funcionamiento del nuevo Gestor Documental, puedes escribirnos a support@manttest.net, indicando tu proyecto. Estaremos encantados de ayudarte.